ما از ساعت 9:00 الی 19:00 در خدمت شما عزیزان هستیم!
جردن- خیابان 33 پلاک 50 واحد 7
ما از ساعت 9:00 الی 19:00 در خدمت شما عزیزان هستیم!
جردن- خیابان 33 پلاک 50 واحد 7

اصول ارتباطات آنلاین | 6 اصل اساسی در ارتباطات مجازی

تا به حال به این نکته فکر کرده اید که اصول ارتباطات آنلاین برای بهره وری بیشتر از آن چیست؟ اصلا از چه زمانی انقدر تکنولوژی پیشرفت پیدا کرد که امروزه افراد به دنبال حل مشکلات ارتباط آنلاین خود هستند؟ حدود بیست سال قبل در کشومان خبری از این حجم عظیم شبکه های مجازی و ارتباطات آنلاین نبود. اما در حال حاضر به حدی بسترهای ارتباطی مرتبط با کار به طریق اینترنتی افزایش یافته است که افراد را دچار سردرگمی، افزونگی و البته اتلاف وقت زیاد است. این مقاله در مورد اصول ارتباطات آنلاین برای بهره وری بیشتر از آن است.  
 

تماس با مشاور

                                            

ظهور ایمیل اولین ابزار ارتباط مجازی

ایمیل در دهه 1990 به طور انبوه وارد محل کار شد و راهی کارآمد برای برقراری ارتباط با افراد دور و نزدیک بود. مزایای زیادی نیز به همراه داشت. با گسترش و پایداری اینترنت، استفاده از این ابزار ارتباطی یعنی ایمیل روبه فزونی گذاشت و قدرت آن به یک نقطه ضعف تبدیل شد! سیل پیام های بیش از حد قابل رسیدگی به کار عادی بود زیرا  افراد در محیط کار، خیلی بیشتر و سریع تر انتظار پاسخ از شما را داشتند.
شاید برای ارضای تمایل مردم برای پاسخگویی بیشتر پیام رسانی فوری در اوایل دهه 2000 به عنوان روش دوم ارتباط آنلاین کارکنان ظاهر شد. پیام رسانی فوری مکالمه بی رنگ بیشتری را شبیه سازی می کند و بسیاری از دردسرهای مدیریت صندوق ورودی را از بین می برد. براساس مطالعه ای که توسط تحلیل گران صنعت کامپیوتر در گروه رادیکاتی انجام شد، متوجه شدند که سال گذشته به طور متوسط 13.9 میلیارد پیام فوری اعم از پیام های شخصی یا کاری در هر روز ارسال شده است. بیشترین حجم از ارتباطات غیرحضوری مربوط به

  • پست الکترونیک
  • برنامه پیام‌رسانی فوری، مسنجر فیس‌بوک، واتس‌اپ، توییتر و ...
  • برنامه های پیام رسانی مبتنی بر تیم (مانند Slack، Teams، Workplace))
  • پیام متنی
  • تماس تلفنی

در کشورهای دیگر می باشد. اغلب برنامه های ارتباطی که در بالا گفته شد بیشتر در کشورهای دیگر مرسوم هستند. در کشور ایران برنامه ی واتساپ، وی چت، تلگرام، اینستاگرام، توییتر، و ... چه به لحاظ ارتباط اجتماعی چه به لحاظ ارتباط کاری فراگیر شده است. پیام متنی و تماس تلفنی هم که یک امر بدیهی و قدیمی در زمینه ارتباطات بوده است.  

اینفوگرافیک اصول ارتباطات آنلاین

اینفوگرافیک اصول ارتباطات آنلاین

ضرورت ارتباطات آنلاین

از آن جائی که ویروس COVID19 بسیاری از کارکنان اداری را به سمت کار از راه دور سوق داده است بسیاری از آن ها کمبود تعامل فیزیکی را با گرایش کامل به تمام اشکال ارتباط آنلاین جبران می کنند. این موضوع اگرچه مزایایی داشته و شما را در تسهیل انتقال کمک می کند اما در نهایت چالش های بیش از حد ارتباطی را نیز تشدید می کند  که در حال حاضر بیشتر محیط های کاری را آزار می دهد. برای فهم این موضوع که چگونه کانال های ارتباطی رو به افزایش را مدیریت کنید بهتر است کار را با درک این نکته که چگونه امروز به این جا رسیده اید شروع کنید.

افزایش راه های ارتباطی و مشکلات آن

تا به امروز هرچه شنیده اید از مزایای ارتباطات مجازی بوده است اما آیا به این فکر کرده اید که ارتباطات مجازی چه بدی هایی می تواند داشته باشد؟ این که شما اگر نخواهید به هر دلیلی نظیر خستگی، یا بی حوصلگی جواب کارمند یا همکار یا دوستی را از طریق تلگرام بدهید در عرض چند دقیقه عدم پاسخ شما این بار یک پیام دیگر از واتساپ دریافت خواهید کرد حالا هم اگر هم چنان ممانعت کنید این بار یک پیام متنی یا مستقیم از او به صورت پیامک دریافت خواهید کرد! راهی برای گریز از ارتباطات مجازی نیست پس بهتر است بدانید چطور این ارتباطات را مدیریت کنید. مطالعه مقاله اعتیاد به اینترنت و فضای نیز پیشنهاد می شود.  

آیا افزایش ارتباطات منجر به بهره وری می شود؟

در سال 2012، مک کینزی پیش‌بینی کرد که Slack و سایر برنامه‌های پیام‌رسان تیمی می‌توانند با کاهش زمان صرف شده برای ایمیل و یافتن اطلاعات، 25 درصد از ساعات کاری شرکت‌ها را ذخیره کنند. محققان از Slack و همتایانش انتظار داشتند که ناکارآمدی های ایجاد شده توسط ایمیل را اصلاح کنند.
مطالعه‌ای در سال 2011 که در Science منتشر شد، ادعا کرد که ایمیل به افراد انعطاف‌پذیری و کنترل می‌دهد، زیرا آن ها را قادر می‌سازد تا از هر کجا در هر زمان با هم ارتباط برقرار کنند. با این حال محققان همچنین این مشکل را توضیح دادند که ایمیل به منبع فزاینده استرس در زندگی افراد تبدیل شده بود... اگرچه به گیرندگان این امکان را می داد تا در زمانی که برای آن ها مناسب بود، پاسخ دهند. برای آگاهی بیشتر مقاله انواع اعتیاد به اینترنت را مطالعه فرمایید. 
برای تعیین اینکه آیا ارتباطات آنلاین بهره وری شما را افزایش می دهند یا کاهش می دهند، باید به دو سوال پاسخ دهید:

  • آیا یک ساعت صرف شده در یک برنامه همکاری تیمی نتایج بهتری نسبت به یک ساعت ایمیل شما دارد؟
  • آیا برنامه همکاری تیمی شما را قادر می سازد تا زمان کمتری را برای برقراری ارتباط صرف کنید؟

به طور کلی می توان گفت ارتباطات آنلاین ، ارتباط را آسان‌تر می‌کنند و آن را هم فراوان‌تر و سریعتر نموده است.برای شرکت هایی که سعی می کنند چابک باشند، این می تواند مزایایی را ارائه دهد. با این حال، ارتباط سریع و با کیفیت پایین می‌تواند منجر به سردرگمی شود و در نتیجه نیاز به ارتباط بیشتر باشد.  
اصول ارتباطات آنلاین

اصول ارتباطات آنلاین برای دستیابی به بهترین بازده

این تقریبا غیرممکن و غیرعاقلانه خواهد بودکه بدون دانستن تفاوت های ظریف زمینه ای توصیه ای کلی درباره پلت فرم های  ارتباطی شما و شرکت هایتان ارائه داده شود. در عوض مجموعه ای از اصول وجود دارد که می تواند تصمیمات فردی، تیمی، شرکتی شما را در مورد نحوه برقراری ارتباط آنلاین راهنمایی کند:

1-ترجیخ کیفیت بر کمیت

کال نیوپورت عصب‌شناس و نویسنده دو کتاب نمادین درباره کار مدرن، کار عمیق و مینیمالیسم دیجیتال، تصور معمولی از ظاهر و ظاهر یک محل کار موفق را به چالش می‌کشد: وقتی صحبت از دنیای کار می شود، ارتباط بیشتر و ارتباطات بیشتر لزوما بهتر نیست. در واقع اغلب اوضاع را بدتر می‌کند. کال می گوید: « وقتی با یک دفتر معمولی اقتصاد دانش روبرو می‌شوم، که در ذهنش از مکالمه‌های بدون ساختار دائمی سر و صدا می‌کند، سازمانی فوق‌العاده متصل، سریع و چابک نمی‌بینم. من در عوض یک سیستم توزیع شده با طراحی ضعیف را می بینم. 
یک الگوریتم توزیع شده به خوبی طراحی شده، اطلاعات مناسب را به اندازه کافی ارسال می کند تا به همه طرف ها اجازه دهد تا کار را به طور موثر انجام دهند.» ارتباط با کیفیت بالا کارآمد است و پیوندهای عمیق تر و قوی تری ایجاد می کند. برای مثال، برنامه‌ریزی یک مکالمه معمولی 30 دقیقه‌ای با یک همکار، بیشتر از شوخی‌های پراکنده در مورد Slack، رابطه شما را تقویت و عمیق‌تر می‌کند.

2-قانونگذاری برای استفاده از پلتفرم ها

برنامه‌نویس نرم‌افزار، آلیشیا لیو، توضیح می‌دهد که Slack، با طراحی‌ خاصی که دارد به می تواند به مجموعه‌ای نا به هنجار از همه موضوعات و انواع ارتباطی تبدیل می‌شود: «به‌کارگیری در Slack، بزرگترین نقطه قوت آن: سهولت استفاده شگفت‌انگیز، همچنین ضعف آن دسترسی بسیار آسان آن است. برای اینکه همه به طور پیش فرض از Slack برای برقراری ارتباط استفاده کنند، حتی برای همه چیزهای بی شماری که استفاده از Slack برای برقراری ارتباط منطقی نیست. 
مشکل دسترسی آسان و بی وقفه  به این دلیل تفاق می‌افتد که شرکت‌ها و تیم‌ها به ندرت به افراد خود راهنمایی یا خط‌مشی درباره نحوه استفاده از برنامه‌های همکاری تیمی و دیگر پلت ‌فرم ‌های ارتباطی ارائه می‌کنند. بر اساس یک نظرسنجی اخیر که توسط انجمن منابع انسانی شمال شرق انجام شده است، 85 درصد از شرکت ها سیاستی در مورد استفاده از پیام های فوری در محل کار ندارند.

3-خودداری از اضافه کاری

از آنجایی که شما و همکارانتان بیشتر و بیشتر مشروط به انتظار پاسخ های فوری شده اید متخصصان کمتری مایل به عدم پاسخگویی هستند. به جای اینکه منتظر بمانند تا شما در زمان بندی مناسب شخصیتان پاسخ دهید، آن ها از یک کانال ارتباطی به کانال دیگر می پرند، به این امید که یکی از آن ها تمرکز شما را به دست آورد و به آن ها پاسخ دهد. توانمندی‌هایی که افراد هنگام پینگ زدن به کسی در هر زمان احساس می‌کنند، حس ذاتی احترام آن ها به مرزهای دیگران را تحت تأثیر قرار می‌دهد. 
علاوه بر بی‌احترامی بودن، ارتباطات اضافی این پیام را ارسال می‌کند که باید همیشه در ارتباط باشید و فوراً پاسخ دهید که به وضوح به فرسودگی شغلی مرتبط است. همچنین ارزش افراد را برای پیام هایی که دریافت می کنند کاهش می دهد. اگر آن ها بدانند که برخی از پیام‌های Slack پیام‌هایی هستند که قبلاً در پلتفرم ‌های دیگر به آن ها پاسخ داده‌اند، کمتر احتمال دارد که Slack را از نزدیک مدیریت کنند.

4-اصول ارتباطات آنلاین | حداقل سازی کانال ها

ممکن است استفاده از طیف گسترده ای از ابزارهای ارتباطی برای در نظر گرفتن تنوع انواع ارتباطاتی که در محل کار شما اتفاق می افتد و تنوع سبک های ارتباطی در بین نیروی کار شما موثرتر به نظر برسد. 
با این حال، انتخاب حداقل تعداد کانال های ارتباطی که بیشترین تطبیق پذیری را ارائه می دهند بسیار مؤثرتر است. اگر مغز ما بیش از حد به هم ریخته باشد و اطلاعات زیادی را پردازش کنیم، بهره وری و تمرکز ما کاهش می یابد. بر اساس قانون دوم ترمودینامیک، کانال های ارتباطی به طور طبیعی افزایش می یابند و به سمت بی نظمی بیشتر حرکت می کنند. برای مبارزه با این حالت باید به طور مرتب ابزارهای ارتباطی خود را بررسی کنید و ببینید کدام را می توانید قطع کنید.

5-اصول ارتباطات آنلاین | ایجاد یک کانال ارتباط ضروری

خط تلفن یک ابزار مهم برای کارمندان مدرن است که متعهد هستند برای کار عمیق و بدون وقفه وقت بگذارند. برای درگیر شدن در کارهایی که از نظر شناختی نیاز دارند، طبق تعریف باید همه منابع وقفه بیرونی را ببندید یا خاموش کنید. فکر این موضوع برای بسیاری از افراد به ویژه مدیران و رهبران ترسناک است، زیرا آن ها احساس می کنند موظف هستند که در دسترس تیم خود باشند. برای حفظ و مدیریت زمان برای کار عمیق و در عین حال در دسترس بودن برای مجموعه محدودی از افرادی که واقعاً در یک سناریوی فوری به شما نیاز دارند، باید یک خط تلفن داشته باشید. 
خط تلفن یک کانال ارتباطی است که فقط در دسترس تعداد انگشت شماری از VIP های شما قرار می گیرد تا در موارد واقعاً فوری یا اضطراری استفاده کنند. این کار برای کاهش استرس شغلی ضروری است. برای این منظور و این چند نفر باید خط تلفنی رزرو کنید تا بدانید اگر از آن کانال ارتباط برقرار شد باید سریعا به آن پاسخ دهید. سپس می‌توانید هنگام انجام کارهای عمیق، خط تلفن خود را «روشن» بگذارید. اگر همه ابزارهای ارتباطی خود را در هر زمان برای همه در دسترس قرار دهید، کانال ارتباطی برای تبدیل کردن به یک خط تلفن برای شما باقی نمانده است. یک تا دو کانال ارتباطی را برای خدمت به عنوان خط تلفن رزرو کنید.
اصول ارتباطات آنلاین

6-اصول ارتباطات آنلاین | اجتناب از پاسخگویی همیشگی

سارا لیسی موسس سایت فناوری Pando و رئیس مامان، می‌گوید کلیشه‌ای از دورکاری‌هایی که روزهای کاری خود را با تماشای تلویزیون یا چرت زدن هدر می‌دهند، باعث شده است که بسیاری از کارمندان از راه دور «برای نشان دادن کار و پشت میز بودن خود فشار زیادی را احساس کنند». این کارمندان احساس می کنند باید برای اثبات این که کار می کنند همیشه در پلت فورم های اینترنتی فعال و در دسترس باشند! آن ها به سرعت به پیام‌ها پاسخ می‌دهند تا از این تصور که همکاران تصمیم به انجام یک کار شخصی به جای انجام اولویت‌های کاری خود گرفته‌اند، جلوگیری کنند.در این رابطه مطالعه مقاله اشتباهات در محیط کار پیشنهاد می شود. 
مدیران و رهبران می توانند با یادآوری فعالانه به اعضای تیم خود که برای انجام مهم ترین کار خود در برنامه های همکاری تیمی در طول روز کاری در دسترس نباشند، با این امر مقابله کنند. مدیران و رهبران نیز می‌توانند با شناسایی و پاداش دادن به کارمندان برای کاری که انجام می‌دهند به جای دسترسی به آن، ترس از قدرت آن را از بین ببرند. 
در حالی که طبیعی است که فرض کنیم شرایط کمبود چالش برانگیزترین سناریوها را ارائه می دهد، در بسیاری از موارد فراوانی مسائل به همان اندازه آزاردهنده را ارائه می دهد. در سه دهه از زمانی که ایمیل همه جا حاضر شد، چیزهای زیادی تغییر کرده است و تعداد راه های ارتباط مجازی احتمالاً افزایش خواهد یافت. بدون برنامه ای برای مدیریت این کانال ها، شما و شرکتتان بیشتر وقت خود را صرف صحبت کردن به جای انجام کارهای مهم می کنید و احتمالا منجر به اعتیاد به شبکه‌های اجتماعی نیز شود.  

اصول ارتباطات آنلاین | سخن پایانی

اصولی که پیش تر ذکر شد، نقطه شروعی برای کار شما است. اگر به کمک نیاز دارید تا در محیط کار مجازی خود به مشکلات و مدیریت پلت فورم های مجازی اعم از واتساپ، تلگرام، حتی دایرکت اینستاگرامتان مسلط باشید و به نوعی این ارتباطات را مدیریت کنید شاید بهتر باشد از یک مشاور وقت گرفته و به طور کلی بیشتر به این فکر کنید که هرکسی اگر از خودش شروع کند به مرور می تواند مسئله ی ارتباطات آنلاین را مدیریت کند. برای کسب آگاهی بیشتر در این زمینه از مشاوره روانشناسی مشورت بخواهید.

دیدگاه ها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های مورد نیاز نشانه گذاری شده اند*